Każdego dnia biura rachunkowe przetwarzają mnóstwo danych firmowych swoich klientów i mierzą się z licznymi wyzwaniami. Nie można także zapominać o zmieniających się przepisach i wymaganiach przedsiębiorców. To wymusza wdrażanie innowacyjnych rozwiązań, które pomogą usprawnić pracę i podnieść jakość obsługi.
Podstawowym narzędziem w tym przypadku będzie program rachunkowy. Teoretycznie jest to coś, z czym zetknęli się wszyscy księgowi. Mimo to nowoczesne rozwiązania daleko odbiegają od narzędzi sprzed lat, kiedy do wyboru było w nich zaledwie kilka podstawowych opcji. Dzisiejsze oprogramowania sprzyjają optymalizacji pracy, eliminacji błędów i automatyzacji. Przyjrzyjmy się im nieco bliżej.
Dobry program dla biur rachunkowych musi być wyposażony w podstawowe funkcje, z jakich korzysta się każdego dnia. Zaliczymy tutaj m.in. ewidencję przychodów i rozchodów, generowanie raportów zewnętrznych i wewnętrznych, czy deklaracji podatkowych. Ze względu na lepsze zarządzanie w programie powinna być możliwość porządkowania, katalogowania i archiwizowania dokumentów. Biorąc pod uwagę, że biura rachunkowe obsługują dużą liczbę klientów, jest to bardzo ważne.
Istotną grupą funkcji stanowią opcje pozwalające na obsługę kadrowo-płacową. Dzięki nim można naliczać wynagrodzenia, ewidencjonować czas pracy i obliczać składki do ZUS. Nowoczesne programy zaprojektowano tak, by rutynowe i powtarzalne czynności dało się zautomatyzować. W wielu przypadkach możliwa jest praca w chmurze, więc dostęp do danych jest również poza biurem i pozwala na pracę zdalną. Ponadto część programów, jak wtedy, kiedy wchodzą w skład systemu ERP, można integrować z innymi narzędziami jak system CRM. Przy ERP można też uruchomić Pulpit Klienta Biura Rachunkowego, gdzie szybko wymienia się informacje i dokumenty z kontrahentami.
Na podstawie wyżej wymienionych funkcji widać, że programy rachunkowe są zaawansowanymi narzędziami, a i tak jest to jedynie część ich możliwości. Jest szereg zalet płynących z użytkowania programu księgowego, w tym pod kątem zarządzania. Wspomniana automatyzacja wielu codziennych zadań pozwala efektywniej gospodarować czasem i skupić się na bardziej wymagających czynnościach. Faktury i rozliczenia są wprowadzane szybko. Jednocześnie znacząco zmniejsza się ryzyko błędów, jakie mogą się pojawić przy wpisywaniu ręcznym. Jest to kolejny sposób na zaoszczędzenie czasu. Podobnie jak aktualizacje wzorów i raportów dostępne w razie zmian w przepisach prawnych.
Wśród korzyści trzeba wspomnieć o bezpieczeństwie. Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii zwiększa się ryzyko ataków cybernetycznych. Programy księgowe wchodzące w skład systemów ERP są doskonale zabezpieczone przez szyfrowanie, nie ma więc ryzyka, że ktoś niepowołany będzie miał dostęp do danych wrażliwych.
Z rozwiązań informatycznych korzysta się już w każdej branży, w tym w biurach rachunkowych. Dobrze dopasowane do potrzeb narzędzie wpłynie na komfort pracy, lepszą wydajność i jakość obsługi klienta, a przy tym znacząco poprawia zarządzanie wszystkimi procesami.
