RODO w sklepie internetowym

RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, jest dokumentem regulującym zasady związane z przetwarzaniem danych osobowych w Unii Europejskiej. RODO weszło w życie 25 maja 2018 roku. W przeciwieństwie do dotychczasowej dyrektywy 95/46/CE, która dotyczyła zasad przetwarzania danych i wymagała implementacji do prawa krajowego, RODO jest bezpośrednio stosowanym prawem Unii Europejskiej. Dzięki temu przyczynia się do ujednolicenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w UE. Istotnym elementem RODO jest zasada eksterytorialności, która umożliwia stosowanie postanowień rozporządzenia także poza granicami Unii Europejskiej w określonych sytuacjach.

Główne założenia Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, obejmują:

1. Ochrona danych osobowych: RODO zakłada wysoki poziom ochrony danych osobowych klientów, zapewniając im kontrolę nad swoimi danymi. Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych może odbywać się tylko w określonych celach i zgodnie z przepisami.
2. Zasada legalności, rzetelności i przejrzystości: Przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się w sposób legalny, rzetelny i transparentny. Osoby, których dane są gromadzone, muszą być poinformowane o celach przetwarzania i muszą mieć pewność, że ich dane są chronione.
3. Cel ograniczenia danych: RODO wymaga, aby gromadzone i przetwarzane dane osobowe były adekwatne, istotne i ograniczone do niezbędnego minimum w stosunku do celów, dla których są przetwarzane.
4. Zasada integrowania ochrony danych od samego początku (privacy by design): RODO wymaga uwzględnienia ochrony danych osobowych na etapie projektowania systemów i usług. Oznacza to, że ochrona danych musi być uwzględniana od samego początku, a nie dopiero w późniejszym stadium.
5. Prawa podmiotów danych: RODO przyznaje podmiotom danych szereg praw, takich jak prawo dostępu do swoich danych, prawo do ich poprawiania, przenoszenia, usunięcia oraz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo do skorzystania z tych uprawnień.
6. Obowiązek odpowiedzialności (accountability): Administratorzy danych osobowych (np. sklepy internetowe) są odpowiedzialne za przestrzeganie zasad RODO. Muszą podejmować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i demonstrować zgodność z przepisami. Muszę też rejestrować rodzaje czynności, w ramach których przetwarzają dane, a także dokumentować przestrzeganie RODO na każdym etapie, tak by móc wykazać w każdym momencie wdrożenie wymaganych i adekwatnych rozwiązań.
7. Powiadomienie o naruszeniach danych: W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, które może prowadzić do ryzyka dla praw i wolności osób, należy niezwłocznie powiadomić odpowiednie organy nadzorcze oraz osoby, których dane dotyczą.
8. Kary za naruszenia: RODO przewiduje surowe sankcje finansowe w przypadku naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Kary mogą być nałożone na podmioty, które nie przestrzegają zasad RODO.

Głównym celem RODO jest zapewnienie ochrony danych osobowych i zwiększenie świadomości na temat prywatności w erze cyfrowej.

Zrozumienie wymagań, jakie przed administratorami danych stawia RODO może być wyzwaniem, ponieważ dokument ten składa się z 99 artykułów, 173 motywów i wielu wytycznych dotyczących jego interpretacji. Jednak dokładne zrozumienie tego dokumentu jest kluczowe, aby uniknąć ryzyka związanego z niewłaściwą interpretacją obowiązków nakładanych na Twoją organizację. Poniżej przedstawiamy definicje kluczowych pojęć:

1. Dane osobowe: Obejmują wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osoba fizyczna jest uważana za możliwą do zidentyfikowania, jeżeli jej tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio.
2. Przetwarzanie danych: Oznacza wykonywanie operacji lub zestawu operacji na danych osobowych lub zestawach danych zarówno w sposób zautomatyzowany, jak i niezautomatyzowany. Przetwarzanie danych może obejmować zbieranie, utrwalanie, przesyłanie, archiwizowanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, łączenie itp.
3. Administrator: Osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
4. Podmiot przetwarzający: Osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

Rozumienie tych definicji jest kluczowe dla prawidłowego wdrażania RODO i zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Rodo w sklepie internetowym - kogo dotyczy?

Każdy sklep internetowy przetwarza dane osobowe. Bez tego nie byłaby możliwa realizacja podstawowych zadań związanych z prowadzeniem działalności sklepu. Wymaga tego chociażby: zrealizowanie zamówień, czy bezpośredni kontakt z konsumentem - potrzebne są do tego dane konkretnej osoby.

Poza podstawowymi czynnościami, do wykonywania których sklep potrzebuje danych zamawiającego, często oferowane są takie rozwiązania jak: zakładanie kont użytkownika (np. w celu zbierania punktów lojalnościowych), czy stałe wysyłanie klientowi ofert w postaci newsletteru, które również wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych.

W związku z powyższym można śmiało stwierdzić, że obowiązek wdrożenia przepisów wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych dotyczy każdego podmiotu prowadzącego działalność w postaci sklepu internetowego.

Od czego zacząć proces wprowadzania przepisów RODO? Audyt przetwarzania danych osobowych

Audyt przetwarzania danych osobowych w sklepie internetowym to proces oceny i analizy sposobu w jaki sklep gromadzi, przetwarza i przechowuje dane osobowe swoich klientów. Ma na celu sprawdzenie, czy sklep działa zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z wymogami ustanowionymi przez RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) czy też jakie rozwiązania należy wdrożyć, by był z nimi zgodny.

Podczas audytu przetwarzania danych osobowych w sklepie internetowym przeprowadza się szczegółową analizę różnych aspektów, takich jak:

1. Polityka prywatności: Ocena polityki prywatności sklepu internetowego pod kątem jej jasności, zrozumiałości i dostępności dla klientów. Sprawdzenie, czy polityka prywatności zawiera wszystkie wymagane informacje, takie jak: cele przetwarzania danych; podmioty trzecie, którym dane mogą być ujawniane; prawa podmiotów, których dane są przetwarzane itp.
2. Zgoda na przetwarzanie danych: Sprawdzenie, czy sklep posiada odpowiednie mechanizmy uzyskiwania zgody od klientów na przetwarzanie ich danych osobowych i czy zgody są przechowywane i dokumentowane zgodnie z wymogami prawnymi.
3. Bezpieczeństwo danych: Ocena środków bezpieczeństwa stosowanych przez sklep w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, uszkodzeniem lub nieautoryzowanym ujawnieniem. Sprawdzenie, czy sklep posiada odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, takie jak: szyfrowanie danych, zabezpieczenia sieciowe, kontrole dostępu itp.
4. Retencja danych: Analiza okresów przechowywania danych osobowych w sklepie internetowym i upewnienie się, że są one przechowywane tylko przez niezbędny czas zgodnie z wymogami prawnymi.
5. Współpraca z podmiotami przetwarzającymi: Ocena relacji sklepu internetowego z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w jego imieniu, takimi jak: dostawcy usług płatności, dostawcy usług hostingowych itp. Sprawdzenie, czy istnieją odpowiednie umowy przetwarzania danych i czy podmioty te również przestrzegają przepisów o ochronie danych.

Po przeprowadzeniu audytu przetwarzania danych osobowych w sklepie internetowym, powinny być identyfikowane wszelkie luki w zgodności i bezpieczeństwie danych oraz podejmowane działania naprawcze w celu dostosowania działalności sklepu do wymogów RODO. Audyt ten jest ważnym narzędziem w zapewnianiu ochrony danych osobowych klientów i minimalizacji ryzyka naruszeń przepisów dotyczących ochrony danych.

Jakie obowiązki wprowadza RODO?

RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) nakłada na przedsiębiorcę szereg obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. Oto niektóre z głównych obowiązków, jakie przedsiębiorca musi spełnić:

1. Informowanie: Przedsiębiorca ma obowiązek dostarczyć osobom, których dane dotyczą jasne i zrozumiałe informacje na temat przetwarzania ich danych osobowych. Te informacje powinny obejmować m.in. cel przetwarzania, podstawę prawną, okres przechowywania danych, prawa osób, których dane są przetwarzane, oraz inne istotne informacje.
2. Prawa podmiotów danych: Przedsiębiorca musi umożliwić osobom, których dane są przetwarzane, korzystanie z przysługujących im praw, takich jak: prawo dostępu do danych, prawo do poprawiania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu itp. Przedsiębiorca musi zapewnić, że te prawa są skutecznie realizowane.
3. Zgoda na przetwarzanie danych: Jeżeli przetwarzanie danych osobowych opiera się na zgodzie, przedsiębiorca musi uzyskać zgodę od osób, których dane dotyczą w sposób dobrowolny, jednoznaczny i po udzieleniu stosownej informacji. Osoba ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie.
4. Bezpieczeństwo danych: Przedsiębiorca musi wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieautoryzowanym ujawnieniem. Powinien również prowadzać audyty bezpieczeństwa, regularnie szkolić pracowników z RODO w zakresie ochrony danych oraz reagować na wszelkie incydenty naruszenia danych.
5. Przetwarzanie danych w oparciu o podstawy prawne: Przedsiębiorca musi mieć jasno określoną podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych. Podstawą prawną może być np. zgoda osoby, realizacja umowy, spełnienie obowiązku prawnego, ochrona żywotnych interesów osoby, realizacja zadania w interesie publicznym itp.
6. Powiadomienie o naruszeniu danych: W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, które prowadzi do ryzyka dla praw i wolności osób, przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić odpowiednie organy nadzorcze oraz osoby, których dane dotyczą o takim naruszeniu.
7. Przetwarzanie danych przez podmioty przetwarzające: Jeżeli przedsiębiorca korzysta z usług podmiotów przetwarzających dane osobowe w jego imieniu (np. dostawcy usług chmurowych), musi podpisać z nimi umowę przetwarzania danych, która zapewni odpowiedni poziom ochrony danych.

To tylko niektóre z głównych obowiązków jakie RODO nakłada na przedsiębiorcę. Przedsiębiorca powinien przestrzegać przepisów RODO oraz innych związanych z ochroną danych osobowych regulacji krajowych, aby zapewnić skuteczną ochronę danych osobowych i zgodność z przepisami.

Zgoda na przetwarzanie danych

Jednym z kluczowych aspektów związanych z RODO jest uzależnienie możliwości legalnego przetwarzania danych osobowych w niektórych sytuacjach od uzyskania wyraźnej zgody od osoby, której dane są przetwarzane i przechowywane przez przedsiębiorcę. Zgoda ta musi być udzielona przed wykonaniem jakiejkolwiek operacji na danych i powinna być sformułowana w sposób prosty i zrozumiały dla klienta.. Klient musi również zostać jasno poinformowany o możliwości usunięcia swoich danych osobowych z bazy danych przedsiębiorcy. Nie trzeba natomiast uzyskiwać zgody jeżeli dane są przetwarzane w celu zawarcia umowy lub jej wykonania (czyli np. nie jest wymagana zgoda na przetwarzanie danych osobowych do dokonania jednorazowego zakupu w sklepie internetowym), jeżeli obowiązek ich przetwarzania wynika z przepisów prawa (np. dane kadrowe), jeżeli jest to niezbędne w celu zabezpieczenia życiowych interesów danej osoby (np. w sytuacji kiedy jest nieprzytomna i nie może udzielić zgody na przetwarzanie swoich danych medycznych) oraz jeżeli przetwarzanie danych odbywa się w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (za taki uważa się np. reklamę bezpośrednią swoich usług i towarów).

Umowy powierzenia

Jeśli przedsiębiorca korzysta z usług innych firm (takich jak firmy informatyczne, biura rachunkowe, firmy szkoleniowe, firmy kurierskie), musi zawrzeć umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa taka powinna być sporządzona na piśmie i zawierać informacje dotyczące czasu trwania umowy, zakresu przetwarzania danych, rodzaju danych, celu przetwarzania, kategorii osób, których dane będą przetwarzane, a także określać obowiązki i prawa podmiotów przetwarzających dane oraz administratora danych.

Kary za nieprzestrzeganie RODO

Niewdrożenie przepisów RODO może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej wobec osób, które poniosły szkodę w wyniku naruszenia przepisów RODO, a także do odpowiedzialności karnej i administracyjnej. Rozporządzenie wprowadza wysokie grzywny pieniężne za nieprzestrzeganie nowych przepisów. Ponadto, podmiot odpowiedzialny za przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych będzie zobowiązany do zgłoszenia naruszenia RODO Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin. Oznacza to, że w przypadku np. włamania do serwera wykorzystywanego przez przedsiębiorcę lub jakiegokolwiek innego wycieku danych osobowych, przedsiębiorca będzie musiał podjąć specjalne środki bezpieczeństwa.

Administracyjne kary pieniężne mogą wynieść nawet do 20 mln euro lub do 4% całkowitego, światowego, rocznego obrotu przedsiębiorstwa, zależnie od tego, która kwota jest wyższa. Ta kara może zostać nałożona za poważne naruszenia przepisów RODO, takie jak: brak zgody na przetwarzanie danych, niezachowanie zasad bezpieczeństwa danych, nieprawidłowe przekazanie danych osobowych do państw trzecich bez odpowiednich zabezpieczeń itp.

Warto zaznaczyć, że konkretna wysokość kary zależy od wielu czynników, takich jak: charakter naruszenia, stopień winy, skala szkody wyrządzonej osobom, środki podjęte w celu uniknięcia naruszeń i współpraca z organami nadzorczymi. W praktyce organy nadzorcze ds. ochrony danych w poszczególnych krajach będą odpowiedzialne za nakładanie kar i ich wysokość, uwzględniając okoliczności konkretnej sprawy.