Monitoring poczty elektronicznej

Bardzo wrażliwą kwestią, budzącą liczne problemy, a zarazem niezmiernie ważną w kontekście wykonywanej pracy, jest nadzór na korespondencją wymienianą w ramach wykonywanych w pracy obowiązków, za pomocą poczty elektronicznej.

Niejednokrotnie pracownicy słyszą od swoich przełożonych w pracy, iż źle wykonują swoje obowiązki, a pracownicy są wręcz zdziwieni, gdy przełożony lub pracodawca wręcz cytuje korespondencję, którą pracownik wymieniał z kontrahentami, klientami, za pomocą poczty elektronicznej, czyli tak zwanego służbowego maila. Niewiele osób wie, że przepisy Kodeksu pracy regulują kwestię związaną z monitoringiem poczty elektronicznej, a dokładniej mówi o tym art. 223 Kodeksu pracy, który stanowi, że Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Bardzo ważną kwestią jest tajemnica korespondencji oraz dobra osobiste pracownika, które nie mogą być naruszane w związku z monitoringiem poczty elektronicznej, o czym wprost mówi paragraf drugi przytoczonego artykułu wyrażonego w Kodeksie pracy. Niestety ów przepis nie przewiduje, poza jasną deklaracją, żądnego mechanizmu, który miałby przeciwdziałać ewentualnym złym praktykom stosowanym przez pracodawców i wymaga ingerencji ustawodawcy w tą sferę jakże wrażliwą. Należy wziąć tu pod uwagę również uregulowania zawarte w Artykuł 8 ust. 1 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej (zwanej dalej "Kartą praw podstawowych") oraz art. 16 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) stanowią, że każda osoba ma prawo do ochrony danych osobowych jej dotyczących.

Zasady i przepisy dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych nie mogą ich podstawowych praw i wolności, w szczególności prawa do ochrony danych osobowych. Widząc skalę problemu, a także widząc, jak w praktyce wygląda przestrzeganie dóbr osobistych pracowników oraz tajemnicy korespondencji, zdarzają się sytuacje, gdy granica między tajemnicą korespondencji, a jawną korespondencją pracowniczą jest bardzo cienka. Wówczas zachodzą wątpliwości co pracodawca nie może, a co jednak mieści w granicach prawa. Właściwej specjalizacji adwokat kartuzy będzie w stanie dostrzec różnicę i w praktyczny sposób podjeść do zagadnienia by pracownik miał pewność co do swoich potencjalnych roszczeń.

Dodatkowo. Pracodawca ma obowiązek, wynikający z Kodeksu pracy, poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza urządzenia teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Pamiętajmy, że pracodawca nie może ingerować w tajemnicę korespondencji, a pracownik musi mieć pełną świadomość, iż korespondencja mailowa wysyłana w pracy jest monitorowana zgodnie z obowiązującymi przepisami i jest właściwie zabezpieczona przed ingerencją osób trzecich.